Projektmanagement in der sozialen Arbeit, das wirkt.
Passend für alle Projekte sozialer Organisationen, die klare Struktur, Nachvollziehbarkeit und verlässliche Dokumentation brauchen.
Sag mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet. Unbekannt
Planorientiertes Projektmanagement ist eine weit verbreitete Methode zur Planung und Durchführung von Projekten. Diese Herangehensweise zeichnet sich durch ein plangetriebenes Verfahren und durchgeplante Abfolgen von Phasen und Prozessen aus, die von der Projektinitiierung über die Planung und Ausführung bis hin zum Abschluss führen.
Diese Methode bietet eine klare Struktur, detaillierte Planung sowie Dokumentation, was besonders in stark regulierten Bereichen und großen, komplexen Projekten von Vorteil sein kann.
Insbesondere die öffentliche Verwaltung und Kostenträger verlangen häufig umfassende Dokumentationen, Planungen von Zuständigkeiten sowie detaillierte Pläne zu Ressourcen, wenn Gelder bereitgestellt werden sollen.
Planorientiertes Projektmanagement basiert auf einer klar definierten Abfolge von Phasen, die nacheinander durchlaufen werden.
Das Projekt wird formal gestartet. Die Projektziele werden definiert, und eine Machbarkeitsstudie stellt sicher, dass das Projekt realisierbar ist. Ein Projektauftrag legt die wichtigsten Anforderungen und den Umfang fest.
Ein detaillierter Projektplan wird erstellt, der alle Aspekte des Projekts abdeckt: Umfang, Zeitpläne, Ressourcen, Kosten und Risiken. Meilensteine und Kontrollpunkte werden festgelegt, um den Fortschritt zu überwachen.
Die im Projektplan definierten Aufgaben und Aktivitäten werden umgesetzt. Regelmäßige Statusberichte und Meetings sichern die Qualität und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Läuft parallel zur Ausführung: Abweichungen vom Plan werden identifiziert, Korrekturmaßnahmen ergriffen und Leistungskennzahlen überwacht, angelehnt an den PDCA-Zyklus, damit die Projektergebnisse den Anforderungen entsprechen.
Das Projekt wird formal abgeschlossen, eine abschließende Bewertung misst den Projekterfolg. Abschlussberichte werden erstellt, alle Projektressourcen freigegeben.
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Jede Phase des Projekts ist genau definiert, das erleichtert Kommunikation im Team und mit Stakeholdern. Kostenträger wie Bezirke, Inklusionsämter und Drittmittelgeber verlangen in der Regel genau diese Nachvollziehbarkeit, etwa in Form von Protokollen und Berichten.
Durch ausführliche Planung und feste Meilensteine ist der Projektverlauf gut vorhersehbar. Risiken lassen sich frühzeitig identifizieren und managen, besonders wichtig bei festen Zeit- und Kostenplänen.
Jede Phase wird dokumentiert. Das ist entscheidend, wenn für Fördergelder die Mittelverwendung nachgewiesen werden muss, oft inklusive eines im Vorfeld vorgelegten, detaillierten Kostenplans.
Kontinuierliche Überwachung und Kontrolle des Projektfortschritts stellt sicher, dass Ergebnisse den Qualitätsstandards entsprechen. Abweichungen werden früh erkannt, Korrekturmaßnahmen greifen rechtzeitig.
Obwohl sich alle Projekte sozialer Organisationen gut mit traditionellen Vorgehensweisen umsetzen lassen: Gerade Projekte an der Schnittstelle zu Klientinnen und Klienten funktionieren oft auch agil oder hybrid.
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